هر عکس را در تمام جشنواره ها فقط با یک عنوان می توان شرکت داد. حتی اگر عکسی را قبلا در جشنواره ای رنگی شرکت داده اید و در جشنواره دیگری آنرا سیاه و سفید ارایه می کنید هم، نباید عنوان را تغییر دهید.
عکس را نمی توان با عنوان "بدون عنوان" یا "شماره فایل دیجیتال" مثلاً DSC05121، و یا عنوانی که فقط شماره باشد مثلا، 123245، ارایه کرد، زیرا اینگونه عناوین، بدون عنوان محسوب شده و عکس های بدون عنوان براي دريافت القاب FIAP و PSA محاسبه نمي شود. عنوان در داوری خوانده نمی شود و تنها برای شناسایی عکس است به همین دلیل تمام عکس های خود را نامگذاری کنید. عنوان باید کوتاه باشد و کمتر از 30 حرف انگلیسی باشد و از حروف الفبای انگلیسی (a-z) استفاده شود. عنوان های ساده برای عکس خود انتخاب کنید نه عنوان های بسیار پیچیده و عرفانی!

عکس ارسالی باید توسط خود عکاس بر روی امولسیون عکاسی بصورت نگاتیو یا اسلاید و یا بصورت دیجیتالی عکاسی شده باشد. به عبارت دیگر عکس باید از برخورد نور به امولسیون عکاسی نگاتیو یا اسلاید و یا حسگر دیجیتال بوجود آمده باشد. عکس هایی که به طور کامل در کامپیوتر ساخته شده اند مجاز نیستند. بجز در بخش هایی که عکس ها باید مستند باشند یعنی باید مطابق تعریف عکس سنتی فیاپ TRAD، طبیعت، فوتوژورنالیسم و گردشگری باشند که دستکاری استناد عکس در آنها مجاز نیست، در سایر بخش ها عکس را می توان با استفاده از تکنیک های سنتی، الکترونیکی و یا تکنیک های گرافیکی کامپیوتری دستکاری کرد. اگر عکس شما به صورت فتومونتاژ خلق شده است، تمام اجزا مورد استفاده باید توسط خود عکاس، عکاسی شده باشد، ممکن است فایل خام تمام این عناصر از شما خواسته شود. از فایل های بدون کپی رایت و آماده موجود در اینترنت نمی توان برای مونتاژ در عکس استفاده کرد. محتوای عکس باید نسبت به کار گرافیکی انجام شده، غالب باشد. عکس هایی که به طور کامل در کامپیوتر ساخته شده اند مجاز نیستند.

یک عکس سیاه و سفید که شامل خاکستری کاملا تیره (سیاه) تا خاکستری کاملا روشن (سفید) و دامنه ای از تن های مختلف خاکستری است یک عکس تک رنگ محسوب می شود. یک عکس سیاه و سفید که بجای تن های خاکستری دارای تن های یک رنگ دیگر باشد نیز عکس تک رنگ محسوب می شود و می توان آنرا در بخش سیاه و سفید شرکت داد، چنین عکسی را می توان در کاتالوگ نمایشگاهی با پاتروناژ فیاپ بصورت سیاه و سفید چاپ کرد. به بیان دیگر، یک عکس سیاه و سفید که بخشی از آن دارای تن یک رنگ دیگر باشد و یا با افزودن یک رنگ، به عکس رنگی (چند رنگ) تبدیل می شود و باید در بخش رنگی شرکت داده شود. چنین عکسی در کاتالوگ نمایشگاهی با پاتروناژ فیاپ باید بصورت رنگی چاپ شود.

تعریف عکس با موضوع انسان در کار (رنگی):
عکس های ارسالی به این بخش باید فقط رنگی باشند. موضوع اصلی تصویر، نمایش یک یا چند نفر در محل کار است. تصویر بر اساس اینکه چقدر شخصیت سوژه را در محل کار به تصویر می کشد، قضاوت می شود، رابطه او با کار اجرا شده، محیط کار.

تعریف عکاسی خلاقانه (رنگی):
عکس های ارسالی به این بخش باید فقط رنگی باشند. تمامی موضوعات پذیرفته میشود. یک عکس خلاقانه باید اصیل، مبتکرانه باشد و بتواند پوششی از چندین تصویر باشد. تمام تصاویر گنجانده شده در عکس باید توسط نویسنده ساخته شده باشد و باید از امولسیون عکاسی یا عکسبرداری دیجیتال نشات گرفته باشد. تصاویر اصلی قابل تغییر هستند اما لازم است که محتوای اصلی تصویر غالب و قابل شناسایی باشد. اثر ارسالی باید عکاسی باشد و هنر دیجیتال فقط با کامپیوتر انجام نشود.

نقض قوانین و تحقیقات اخلاقی فیاپ:
شرکت در هر جشنواره ای زیر نظر فیاپ، به این منزله است که شرکت کننده شرایط زیر را بدون استثنا و بدون حق اعتراض پذیرفته است:
· حتی اگر عکاس عضو فیاپ هم نباشد، عکس های ارسالی عکاس می تواند توسط کمیته اخلاق فیاپ مورد بررسی قرار گیرد، تا مشخص شود که آیا مطابق قوانین و تعاریف فیاپ بوده یا خیر.
· فیاپ مجاز به استفاده از تمامی روش ها برای بررسی های اخلاقی خود است.
· هرگونه خودداری از همکاری با فیاپ و یا خودداری از ارسال فایل اصلی عکس (همانگونه که توسط دوربین ثبت شده و بدون دستکاری است) و یا خودداری از ارایه مدارک کافی، منجر به تحریم عکاس توسط فیاپ می شود.
· اسامی عکاسانی که در اثر عدم پایبندی به قوانین فیاپ تحریم شده اند به شیوه های مختلف منتشر می شود تا قانون شکنی عکاس اطلاع رسانی شود.

· مهم: در مورد عکاسی دیجیتال، فیاپ توصیه می کند که عکاسان بایستی فایل اصلی عکس همانگونه که توسط دوربین ثبت شده و بدون دستکاری است به همراه متادیتا ذخیره کنند. در موارد مغایرت با قوانین فیاپ، قادر نبودن به دسترسی به اطلاعات مهم می تواند منجر به تحریم عکاس شود. برگزارکننده جشنواره یا فیاپ می توانند از عکاسی که عکسش مشکوک به عدم انطباق با قوانین و تعاریف فیاپ است، درخواست ارسال فایل اصلی (حاوی اطلاعات ضبط شده با دوربین و یا در صورت وجود فایل (RAW کنند. همچنین فایل اصلی یک فریم قبل و یک فرم بعد آن عکس نیز درخواست می شود. اگر عکاسی این فایل ها را ارایه نکند می تواند تحریم شود. افرادی که سرقت هنریشان اثبات شود، بصورت مادام العمر از فعالیت های فیاپ محروم خواهند شد. (اجازه شرکت در هیچ جشنواره زیر نظر فیاپ به عنوان شرکت کننده یا داور نخواهند داشت و القاب آنها نیز پس گرفته می شود.)

· در مورد هوش مصنوعی: تصاویر ایجاد شده توسط هوش مصنوعی در هیچ جشنواره ای مجاز نیستند! یادآور می‌شود، اگر عکس شما به صورت فتومونتاژ خلق شده است، تمامی قسمت‌های تصویر باید توسط خود عکاس، عکاسی شده باشد. متخلفان مادام العمر مجازات خواهند شد!